Pour initier le changement dans votre vie, vous devez vous libérer du temps. Il n’y a pas vraiment d’alternative.
Cela peut passer par des changements flagrants, comme ceux évoqués il y a quelques semaines (5 moyens pour trouver du temps), mais vous pouvez également trouver ces petits moments de liberté via des améliorations piochées dans votre vie quotidienne. C’est ce type de démarche que je vous propose aujourd’hui.
Vous regardez vos emails combien de fois par jour?
Vous passez beaucoup de temps sur votre messagerie? Vous vous y perdez?
Organisons cela une fois pour toutes.
– Passez sur Gmail.
Les autres messageries sont biens, pas de problème, mais Gmail est le meilleur. Réellement. Je pourrai vous faire un comparatif sur le sujet, mais nous sommes là pour économiser du temps, alors en synthèse : il a le meilleur antispam du marché (vous n’aurez plus jamais à lire un mail non sollicité!), un système de gestion des priorités digne d’un assistant personnel, et un système de tags pratique et très avancé.
Évidemment, vous pouvez centraliser sur gmail toutes vos adresses emails, et je vous le recommande.
Ha, et c’est gratuit.
– Activez la boite de réception prioritaire
Gmail apprend et détecte les mails importants pour vous. Il le sait en regardant ce que vous lisez, ce que vous n’ouvrez pas, les gens présents dans votre carnet d’adresses, etc. Il vous donne en priorité les mails importants, sans faille. Testez-le une semaine, puis faites lui confiance.
– Ne triez plus vos mails
Je sais, je sais. On nous apprend depuis toujours à tout bien ranger. Nous avons passé des années à ranger les mails dans des dossiers sur Outlook. Mais ce temps est révolu. Il faut se rendre à l’évidence : il y a trop d’emails pour que l’on puisse bien les ranger.
Gmail a un moteur de recherche qui a l’air pas mal :), utilisez le. Pas besoin d’organiser de manière précise les mails personnels, pro, les factures. Vous pouvez retrouver n’importe quoi dans la seconde, alors ne perdez pas de temps.
– Désabonnez-vous
Ne supprimez pas les messages qui ne vous intéressent pas. Désabonnez-vous. Je sais, vous vous dites qu’un jour peut être, cette newsletter vous proposera l’offre rêvée que vous n’attendiez même pas. Mais en réalité, c’est à vous d’inverser la relation. C’est à vous d’aller chercher le produit quand vous en avez besoin. Ne soyez pas un « prospect captif ». Faites des recherches et abonnez vous quand vous en avez besoin, et abandonnez ces promos le reste du temps.
– Organisez votre messagerie simplement
Les emails que vous recevez engendrent plusieurs actions : il y a ces newsletters que vous souhaitez mettre de coté pour les lire plus tard, ces messages d’amis auxquels vous devez répondre, ces factures à vérifier, etc.
Pour vous y retrouver, je vous propose un système efficace et simple : nous allons organiser les messages selon 4 catégories (« libellés » sur gmail, mais « tags », ou « thèmes » selon les messageries) :
>> A faire : les mails demandant une réponse
>> A lire : les mails que vous souhaitez consulter plus tard
>> Important : les mails que vous avez besoin de garder « proches de vous », car vous allez en savoir besoin sous peu (billets d’avions, confirmation de réservation, etc). Ces mails ne nécessitent pas d’actions spécifiques, vous avez juste besoin de les avoir à disposition le moment venu
>> Tout le reste : Tous les autres messages. Qu’ils soient de vous ou reçus, personnels, ou professionnels. Il s’agit d’un dossier archive géant, dans lequel le moteur vous aiguillera sans problème.
– Fermez votre messagerie
Ne restez pas toute la journée avec votre messagerie ouverte. Oui, je sais, il y a peut être un message important qui va arriver. Mais ce message n’arrive jamais en réalité, et vous avez bien mieux à faire. Faites le test : ouvrez votre messagerie 2 fois par jour uniquement. A 10h et 16h par exemple. Vous ne manquerez rien. Vous traiterez tous vos mails d’un coup et diminuerez le temps passé à tout traiter.
Perdez 10mn aujourd’hui à organiser tout cela.
Puis profitez de temps chaque jour pour vos projets qui comptent.